Gestor de Cobros y Pagos a Cuenta

Para acceder al formulario de Cobros a cuenta, se tendrá que seleccionar en el menú principal la opción Cobros y pagos a Cuenta. Una vez que se haya seleccionado dicha opción aparecerá un formulario como este:

Como se puede observar hay dos opciones cobros a cuenta o pagos a cuenta, con lo que la parte superior irá cambiando según pulsemos en una u otra opción. Como se puede ver en la siguiente pantalla, solo cambia la parte superior del formulario:

La opción de cliente nos pide el cliente al que se le procesarán los cobros a cuenta, por el contrario si se marca la segunda opción nos pedirá el proveedor al que se le va a hacer el pago a cuenta. Hasta que no hayamos introducido un cliente o un proveedor con facturas y cobros o pagos a cuenta no se habilitarán los botones de aceptar y aplicar del formulario.

Una vez que se selecciona la opción de cobros o pagos, se introducirá el nº de cliente o el del proveedor, dependiendo de si es, un cobro a cuenta o un pago a cuenta, y se pulsa el botón buscar facturas pendientes de proveedor o cliente. El programa entonces empieza a buscar las facturas pendientes de ese cliente o proveedor y las muestra en la lista de la derecha.

En la lista de la izquierda deberían ir los cobros o pagos a cuenta. Si existieran cobros a cuenta, una vez que ya hemos puesto el cliente daríamos al botón de buscar para que aparecieran los cobros a cuenta que existen para ese cliente. Si no existen los cobros a cuenta y lo que queremos es crearlos, deberíamos dar al botón de añadir que tenemos debajo de la lista de cobros a cuenta con lo que nos aparecería el formulario de creación de cobros a cuenta que vemos a continuación:

En este formulario debemos indicar el importe, la fecha del cobro a cuenta, importe en divisa, divisa, la referencia a la que se asocia el cobro a cuenta, descripción del cobro a cuenta, sección, expediente y partida a la que asociamos el cobro a cuenta y el banco. Una vez que se da al botón de aceptar, el programa sigue un proceso de validación para comprobar que los datos introducidos son correctos y que no faltan datos relevantes para el proceso. Uno de los datos que serán validados, por tanto, será el banco y tambien la referencia. Despues se crea el cobro a cuenta correspondiente, a la vez que, se hace el asiento de contabilidad pidiéndonos para ello la fecha del asiento.  Una vez finalizado el proceso, aparece el cobro a cuenta en la lista de la izquierda.

Una vez que se ha creado el cobro a cuenta aparece en la lista de la izquierda el cobro a cuenta realizado, con la referencia, el importe, la fecha y la descripción . Tambien nos aparecen los botones que nos permitirían modificar o eliminar el cobro a cuenta seleccionado.

Cuando ya tenemos los datos en las dos listas debemos seleccionar las facturas de cliente y los cobros a cuenta que deseemos y así ya podremos liquidar, pulsando el botón de liquidar que hará que nos aparezca un formulario nuevo como los que aparecen mas abajo. En este formulario podemos tener dos casos:

1.  Que los cobros a cuenta seleccionados del cliente tengan un importe superior a la suma de los importes de las facturas de cliente seleccionadas. En este caso, se resta de los cobros a cuenta el importe de la suma de las facturas seleccionadas dándose de baja las facturas de cliente y dejando un cobro a cuenta por el importe de la diferencia.

2. Que los cobros a cuenta seleccionados del cliente tengan un importe inferior a la suma de los importes de las facturas seleccionadas del cliente. En este caso, se liquida el importe del cobro a cuenta con la parte correspondiente de la factura y el resto del importe total de la factura se lleva al banco, para ello en este caso aparece una casilla donde el usuario debe indicar el banco al que se lleva esta diferencia, tambien aparecerá una casilla para indicar el importe que se lleva al banco y la descripcion del apunte. En este caso se da de baja tanto los cobros a cuenta como las facturas seleccionadas.

En los dos casos, se harán los correspondientes asientos de contabilidad.

Se hace el mismo tratamiento para las facturas de proveedor y los pagos a cuenta.