Se puede modificar tambien la casilla del cliente, que como se puede ver consta de dos campos, el 1º sirve para introducir varios caracteres que nos van a servir de búsqueda. Esto lo que hará será encontrar todos los clientes que empiecen por las letras introducidas en dicha caja. Aparecerá un cuadro como los anteriormente expuestos pero con los nombres de los clientes que empiecen por las letras que hayamos indicado y al seleccionar uno de ellos nos colocará el nombre completo del cliente y en el campo contiguo, el número de ese cliente.

Las dos siguientes casillas, se refieren al código postal tanto del remitente como del destinatario, estos campos se pueden dejar en blanco.

A continuación aparece el campo de la divisa en la que vamos a prefacturar al cliente, que consta de dos campos, uno en el que aparece el código de la divisa, y en el campo de al lado aparece el cambio de la divisa. Esta información, el programa la coge autómaticamente del cliente, por ello es importante que todos aquellos clientes que vayan a facturarse lleven especificada la divisa para facturar en la ficha de clientes.  En caso de que queramos modificar la divisa de la prefactura por una divisa distinta a la que el cliente usa habitualmente, habremos de poner el código en este campo o bien seleccionarlo de la lista que aparece al pulsar el botón . Como en los anteriores, hay dos formas de elegir la divisa, una es haciendo doble click, con el botón izquierdo del ratón sobre la divisa que queramos o por el contrario seleccionándola de la lista y pulsando el botón de Aceptar que se encuentra en la esquina inferior derecha.

Los últimos campos se rellenan una vez que la prefactura se asocia a una factura, a partir de este momento el programa indicará a qué factura corresponde la prefactura y este dato se mostrará en azul cuando la factura esté impresa y en rojo si esta factura está contabilizada. En caso de que la prefactura no se haya asociado a ninguna factura aparecerá un texto que avisa de que no está facturada.  

Solo indicar que existe un campo de serie de facturación asociada a la factura en caso de que exista.

Ahora solo faltaría introducir los conceptos que vamos a facturar al cliente, y los gastos que nos suponen a nosotros. En primer lugar para introducir un concepto de venta (que llevará los importes que queremos facturar al cliente), hay que pulsar el botón de Añadir Concepto.

Tras lo cual, nos aparecerá una ventana en la que nos pedirá que introduzcamos el número de concepto que queremos, o si no sabemos que código de concepto es, con solo poner las iniciales del concepto, nos buscará todos aquellos conceptos que comienzan por esas letras y dará la opción de que el usuario elija el correcto. Una vez seleccionado el concepto, el programa lo coloca en la rejilla en la posición que tengamos indicada mostrando el nº de concepto y su descripción.Como podéis ver esta es la pantalla, en la que el programa os pide el código de concepto que queréis introducir, o las iniciales del mismo para buscarlo.

Una vez que hemos colocado el código de concepto, aparecerá en la ventana, debajo del rótulo en el que pone Descripción, el concepto FLETE INTERNACIONAL, después colocaremos el importe que vamos a facturar al cliente por ese concepto, si lleva iva o no y cuanto.

En la pestaña de Conceptos de compra aparecerá el mismo concepto que hemos insertado en la pestaña de Conceptos de Venta y nos permitirá introducir el importe, el iva e incluso a qué proveedor le vamos a cargar dicho concepto. Como podéis observar esta pantalla es muy parecida a la anterior, aunque con un campo más, que es el del proveedor al que le cargamos el coste.

Una vez que hayamos introducido, todos los conceptos que queramos facturar al cliente en la pantalla de conceptos de venta, y los costes dentro de la pestaña de conceptos de compra, podemos hacer dos cosas:

 Por un lado, podemos pulsar el botón de Guardar que se encuentra en la parte inferior izquierda del formulario, con lo que guardará la prefactura y calculará el total de todos los conceptos que hemos introducido y mostrará el total en unas casillas que podemos ver en la parte inferior derecha del formulario, las cuales son, VENTA, COSTE y BENEFICIO.

La segunda opción es pulsar el botón de Calcular, el cual calculará el total de la prefactura, lo mostrará en los campos anteriormente mencionados, y una vez verifiquemos que las cifras son correctas, pulsaremos el botón de guardar para que se guarde la prefactura. Como podéis ver se ha calculado el total del importe de la prefactura y nos muestra a la derecha el total de la venta, el total de la compra y el beneficio obtenido.

Existe otro botón que nos permite borrar algún concepto en caso de que no lo queramos en la prefactura, este botón está etiquetado con el nombre "Borrar Concepto". Para ver este botón, tendremos que estar modificando la prefactura, en ese caso nos aparecerá este botón al lado del de "Añadir Concepto". El cursor debe estar situado en la línea del concepto que deseamos borrar y al pulsarlo desaparecerá la línea marcada con el cursor.

Otro botón que aparece cuando estamos editando (añadiendo o modificando) una prefactura es el de "Ver conceptos". Este botón nos recupera los conceptos que se han asignado de forma automática, en función de una serie de datos de la prefactura. Existe un proceso que nos permite asignar estos conceptos. Esto se hace desde el programa de Mantenimiento en la opción de menú de Mantenimiento de esta empresa, Conceptos, Relaciones.

Otra de las cosas que podemos hacer con el programa es consultar, esta opción la usamos para buscar prefacturas, es decir, si nosotros queremos ver una prefactura en concreto no tenemos porqué estar buscando la prefactura una por una pasando la prefacturas, sino que si conocemos algún dato de la prefactura, podremos introducir ese dato que conocemos de la prefactura y el programa nos mostrará todas aquellas prefacturas que coincidan con ese dato. Por ejemplo, si sabemos el número de la prefactura, pues pulsaremos el botón de Consulta y pondremos en la casilla el nº de prefactura y el programa al darle a aceptar buscará la prefactura con dicho nº y nos la mostrará en pantalla. Al igual que si quiere buscar la prefactura por cualquier otro dato, si buscaramos por ejempo, por cliente, el programa nos mostraría en una ventana todas las prefacturas que tiene el cliente que hayamos indicado para que eligieramos la prefactura que queremos ver.

En cuanto al botón de Modificar nos sirve para cambiar la información que hemos introducido en la prefactura. Al pulsar dicho botón nos mostrará la prefactura con los campos editables, es decir, podremos modificar cualquiera de ellos siempre que esté activo, aquellos campos que no se pueden modificar aparecerán en gris como el nº de la prefactura que no se puede modificar. Esto no podrá hacerse una vez que la prefactura se haya facturado y la factura esté contabilizada. El programa avisará de esta situación al usuario en caso que intente modificarla.

Por ejemplo, si en la prefactura que hemos seguido de ejemplo, vemos que en vez de 101,52 teníamos que cobrarle 11000, pues pulsaremos el botón Modificar y cambiaremos dicha cifra, y volveremos a guardar dicha prefactura para que el programa almacene los cambios. Esto podremos hacerlo siempre que el estado de la prefactura sea no contabilizada.

Por último, podemos borrar cualquier prefactura pulsando el botón de borrar, aunque no será inmediato ya que el programa pide confirmación para ello, para evitar que se borren prefacturas por error. Este proceso no se llevará a cabo en caso de que la prefactura pertenezca a una factura ya contabilizada, mostrando en este caso, el programa un aviso de que no se pueden borrar.

Hay una tercera pestaña en la prefactura que nos muestra los datos de la venta y de la compra en la misma línea. Esta es la pestaña de Todos_3. Mientras estemos en esta pestaña no podremos hacer cambios en ninguno de los datos que nos muestra.