Agenda

Para acceder al formulario de la Agenda es necesario pulsar en el menú principal la opción Agenda, con lo cual dejará acceder a dicho formulario.

Una vez pulsada dicha opción aparecerá el siguiente formulario:

En dicho formulario aparece una serie de campos que iremos explicando paso por paso:

El primer campo que encontramos es donde vamos a poder ver el nombre del usuario (Persona de cobro: Cada cliente puede tener marcado qué persona se encarga del cobro de sus facturas) que está utilizando la agenda. Lo que veremos aquí es un código que cada uno de los usuarios tiene para identificar su nombre.

A continuación podemos observar la siguiente casilla Hasta fecha que nos servirá para buscar los cobros pendientes hasta la fecha que introduzcamos en dicha casilla.

Las siguientes dos casillas se usan para buscar los cobros pendientes por cliente, es decir, pondremos hasta qué fecha queremos ver los cobros y de que cliente son, si no ponemos ningún cliente aparecerán todos los cobros pendientes de todos los clientes, hasta la fecha que hayamos introducido en la casilla de la fecha.

Estos datos aparecerán en la lista que aparece a continuación:

Nos muestra, como podemos ver, la fecha de creación de la factura, el código del cliente, el nombre del cliente, la persona de contacto, teléfonos de contacto, fax y E-mail.

En esta lista se muestra las empresas con las que tenemos alguna factura pendiente, y en qué fecha se creó la factura.

Los datos que aparecen en esta lista proceden del formulario busqueda de no cobradas, con lo que, en todo momento, sabremos con qué clientes debemos contactar. Para ver el estado del contacto con el cliente que pulsamos en la lista, tenemos otra lista que a continuación mostramos. En esta lista se nos muestra si el contacto se ha cerrado o no , es decir, si se ha entablado una conversación o reunión con el cliente en la fecha en la que se realizó y las observaciones que se trataron en la misma.

Al hacer doble clic sobre el campo cerrado se nos despliega otra pantalla que nos muestra la fecha del contacto, el Nº de cliente y su nombre, el contacto, los detalles y si se ha cerrado, o no.

Como podemos observar, solo los campos de fecha, detalles y cerrado se pueden cambiar debido a que los otros tres son fijos.

En el detalle nos dejará poner todo lo sucedido en la conversación o reunión para que tengamos una referencia lo mas exacta posible de lo tratado en ella.

El campo cerrado es para marcarlo en tanto en cuanto, hayamos dado por zanjado el cobro pendiente. Si marcamos la casilla de cerrado, aparecerá un mensaje que preguntará si queremos que se cree otro contacto posterior por si el motivo del contacto no ha sido zanjado definitivamente.  Si se acepta, cerrará el contacto anterior y nos dejará abierto un contacto posterior con la fecha que nosotros deseemos ponerle. Después de crear otra fecha de contacto, la anterior se colocará debajo de esta nueva en la lista anterior, con lo cual la lista está ordenada del contacto mas reciente al mas antiguo.

El botón Añadir contactos lo que hace es, buscar en los cobros, las facturas que hay pendientes y de qué cliente son, mostrándonoslo, después en la lista de contacto de la agenda, para tener de un modo mas accesible las facturas pendientes de cobrar y en qué fecha tienen su vencimiento dichas facturas.

El botón Añadir nos permite crear un contacto nuevo para el cliente que tengamos seleccionado. El botón Borrar nos permite borrar un contacto de los que ya tenemos, para un cliente que tengamos seleccionado. El botón cambiar fechas nos permite cambiar las fechas de los contactos de un cliente determinado.