Vamos a ver los botones que tenemos para poder hacer las búsquedas de datos. Aparecen 4 botones que nos permitirán buscar las previsiones que tenemos almacenadas por distintos criterios de búsqueda, que son estos:

Por proveedor: Introduciendo el nombre de un proveedor o bien su código numérico nos mostrará todas las previsiones pendientes para ese proveedor. Esta es la única búsqueda que nos permite hacer la llegada de la factura del proveedor, con el resto no podremos hacerlo.

El botón por fecha nos pide la fecha hasta la cual queremos encontrar las previsiones independientemente del proveedor.

Por referencia nos pide una referencia, sección y expediente y busca todas las previsiones que están pendientes para esa referencia.

Por último, por prefactura nos devuelve todas las previsiones que tiene asociadas una prefactura.

Una vez que introducimos el criterio por el que queremos buscar, el programa hace una búsqueda de los datos que existen que cumplen estas condiciones y si existen, nos los muestra en pantalla.  En caso de que no exista ningún dato que cumpla nuestras condiciones, el programa nos avisa que no hay ningún dato con esos criterios.

Supongamos que nos devuelve datos, entonces nos los mostrará en la lista poniendo la fecha de factura, la fecha de vencimiento, la prefactura de la que viene, el proveedor, el importe total de la previsión y la referencia de la que sale.

Una vez que mostramos los datos, nos aparecen algunos botones.

Cambiar de proveedor. Podemos modificar el proveedor de las previsiones que hayamos seleccionado si pulsamos este botón. Nos aparece un formulario nuevo que nos permite introducir el nuevo proveedor  y además podemos seleccionar qué conceptos queremos cambiar de proveedor. Al dar al botón de aceptar, el programa quita a esos conceptos seleccionados el proveedor original poniendo el proveedor nuevo que hemos introducido. Se hacen los asientos de contabilidad para anular las previsiones del proveedor antiguo y crear las previsiones del proveedor nuevo.

Modificar la fecha de la factura. Nos permite modificar la fecha de la factura de una previsión, que es la fecha con la que se ha contabilizado la previsión. Al pulsar el botón nos pide que pongamos la fecha nueva y una vez que nos la da se actualiza esta fecha en el sistema. No hace asientos de contabilidad.

Ver Prefactura. Este botón nos muestra la prefactura de la que viene la previsión. Al dar al botón nos aparece el formulario de la prefactura que nos muestra los conceptos que tiene y los importes de venta y compra.

El botón de borrar previsión nos permite anular las previsiones que hayamos seleccionado en la lista. Quita los datos de gestión y hace los asientos de contabilidad que anulan las previsiones.

Los botones de Vista Preliminar y de Imprimir nos permitirán listar los documentos que hayamos seleccionado en la lista de documentos de la izquierda. Para que la operación se realice correctamente deberemos tener seleccionadas aquellas previsiones que queremos listar.

El botón de buscar muestra un formulario que nos permitirá buscar las previsiones que tenemos en pantalla por referencia, también nos permite seleccionarlas en la lista de previsiones.

Existen dos etiquetas que nos van a mostrar

La de la derecha, el total de los importes de las previsiones que aparecen en la lista.

La de la izquierda, la suma de los importes que tenemos seleccionados en la lista.

Solamente nos queda ver el botón que solo aparece cuando la búsqueda es por proveedor, es el de llegada de factura: Mediante este botón  podemos dar de baja la previsión y crear un pago pendiente de factura de proveedor.

El proceso que se sigue es el siguiente, primero hemos de seleccionar las previsiones que vamos a dar de baja con la factura, entonces daremos al botón de llegada de  factura y el programa buscará los conceptos de facturación que corresponden a las previsiones seleccionadas mostrando en una nueva ventana esos conceptos con la siguiente información sobre ellos, la prefactura de la que vienen, el código de concepto, la descripción del concepto, la referencia asociada a la prefactura, el importe previsto para cada concepto, una casilla para que el usuario introduzca el coste real de cada concepto, otra casilla para indicar el tipo de IVA, el importe con IVA, y por último, una casilla que nos permitirá incluir (parcial o totalmente) o excluir el concepto en la factura de proveedor. Esta casilla tendrá una X si queremos incluir el concepto totalmente en la factura de proveedor, dando de baja totalmente la previsión que corresponde a este concepto y actualizando en la prefactura que este concepto ya tiene un coste real, así ahora aparecerá el importe previsto y el coste real asociado al concepto.

Cuando esta casilla lleve una P, esto indicará que se da de baja el concepto parcialmente, es decir que debemos dejar una parte de ese concepto como previsión y otra debe pasar a formar parte del pago pendiente que se va a generar. Lo que se hará en este caso es dejar una previsión por un importe igual al total de la previsión menos el coste que se indica. En la prefactura, se separa en dos el concepto, metiendo por un lado el concepto con el importe que se ha desviado a la factura de proveedor y por otro lado, otra línea para ese mismo concepto con el importe del concepto que aún debe estar como previsión.

El otro valor que puede tener esta casilla es el blanco, cuando esta casilla no tenga ninguna letra, el programa dejará ese concepto tal y como está y la parte de la previsión correspondiente a su importe se dejará como previsión.

Así visto, solo nos queda poner el importe total de la factura de proveedor en la casilla correspondiente y si ya se ha comprobado que todo está OK, se pulsará al botón de Aceptar con lo que se actualizarán los datos, quitando las previsiones seleccionadas según hemos explicado, actualizará los datos de la prefactura poniendo los costes reales de cada concepto dado de baja, creando el pago pendiente de proveedor y haciendo los asientos de contabilidad correspondientes.

Si seguimos el ejemplo, vemos que tenemos dos previsiones seleccionadas que constan de 3 conceptos, uno de la prefactura 68374 y dos de la prefactura 80746. De estos 3 conceptos, damos de baja totalmente poniendo una X el que corresponde a la prefactura 68374. De la prefactura 80746, damos de baja parcialmente el concepto 1, dejando un importe de 1,81 como previsión y 6 pasan a la fra del proveedor. El otro concepto de la prefactura 80746 se deja como está con un importe de 1,85. Lo que nos dejará una previsión pendiente de 3,66.

FACTURAS DE PROVEEDOR.

Este proceso nos sirve para gestionar los pagos pendientes de las facturas de proveedor. Seguimos teniendo varios botones de búsqueda, por proveedor, por fecha y por referencia que funcionan igual que en las previsiones.

En esta pantalla tenemos varias opciones a elegir dependiendo lo que deseamos hacer,

Marcar Pago. Nos va a permitir marcar como pagadas distintas facturas de proveedor.

Recuperar. Esta opción la tenemos si queremos recuperar un pago que ya hemos marcado como pagado y no es así. Este proceso solo se podrá hacer cuando la búsqueda se hace por proveedor. Deja el pago pendiente pero no hace asientos en contabilidad.

Borrar. Sirve para borrar un pago que ya hemos hecho. Este proceso solo se podrá hacer cuando la búsqueda se hace por proveedor. Deja el pago pendiente pero no hace asientos en contabilidad.

Nos detendremos en la opción de Marcar Pago.

Describiremos los posibles botones que nos aparecen en el formulario. Existen botones que tienen la misma función que para las previsiones, estos son, Seleccionar Todos, Deseleccionar Todos, para seleccionar o deseleccionar todos los registros, Modificar Fecha Factura, para cambiar la fecha de factura y los botones de imprimir y vista preliminar, que nos van a servir para imprimir los documentos que hayamos selccionado de la lista que aparece abajo a la izquierda.

El resto de botones son específicos de las facturas de proveedor, los vemos a continuación:

Buscar. Nos permite buscar por número de factura. Deberemos poner el nº de la factura de proveedor y dar al botón de buscar. Nos aparecerán todas las facturas que cumplan esta condición en la lista. Podremos seleccionar aquellos registros que queramos y al dar al botón de seleccionar pasará la selección al formulario principal de facturas de proveedor. Si damos al botón de deseleccionar nos desmarcará la factura en el formulario principal. El botón de cancelar, cerrará el formulario sin hacer ninguna acción.

Cambiar proveedor, que nos cambia el proveedor de una o varias facturas que hayamos seleccionado. Una vez seleccionadas las facturas de proveedor pendientes,  aparece una ventana que nos pide el nuevo proveedor, al introducirlo en la casilla superior nos va a aparecer en la lista aquellos proveedores cuyo nombre coincida con lo que se ha introducido en esta casilla. Una vez seleccionado el proveedor correcto, el programa procederá a hacer el cambio de proveedor haciendo el asiento correspondiente nos pide la fecha del asiento y una vez hecho se actualizan los datos en la lista.

Cambiar Fecha de vencimiento. Una vez que se hayan seleccionado los registros de pagos pendientes se dará el botón de cambio de fecha de vencimiento y entonces el programa nos va a pedir la nueva fecha de vencimiento. Una vez introducida el programa hace el cambio de fecha de vencimiento.

Marcar como pagada. Este botón nos permite marcar el pago de las facturas que hayamos seleccionado en la lista haciendo los asientos de contabilidad correspondientes. Una vez que hayamos pulsado el botón nos va a aparecer una ventana que nos pedirá los datos necesarios para hacer el asiento como son, la fecha del pago, el banco y la descripción del apunte.

 Una vez que se ha finalizado el proceso las facturas que han sido seleccionadas desaparecerán de la lista.