Gestor de Facturas

En primer lugar para acceder, al formulario de Facturas debemos pulsar la opción Gestor de facturas, en el Menú principal del programa Winfact, una vez pulsada esta opción nos mostrará el siguiente formulario:

Aparece ante nosotros un formulario con una serie de controles que vamos a ir explicando poco a poco. Para empezar, podemos decir que este formulario nos va a servir para ver las facturas que tenemos hechas, tanto facturadas impresas (Nº de factura en color Azul),las facturadas no impresas (Nº de factura en color Negro ), las contabilizadas (Nº de factura en Rojo)o todas, es decir, ver las facturas que están facturadas y contabilizadas. Otra de las cosas que vamos a poder hacer en este formulario es ver las facturas de los clientes que nos faltan por facturar, e incluso crearlas desde aquí.

Nosotros podemos ver en este formulario las facturas que hemos hecho en un mes determinado, de todo el año o de un año en concreto (solo versión SQL), de todos los clientes en un mes, de un cliente en particular en un mes o incluso de un cliente en particular en todo un año, tambien se pueden ver las facturas clasificadas por forma de pago, pero estas cosas irán explicándose paso por paso.

A parte de todo esto, disponemos de un campo con el número de la serie de facturacion, puesto que existe la posibilidad de realizar facturación por series (solo versión SQL).

Después de esta introducción previa, a las actividades que se pueden hacer en este formulario, vamos a ir creando ejemplos para que nos resulte más fácil entender cada una de dichas actividades, o funciones del formulario.

Para empezar tenemos el Botón que se ve a la izquierda de este texto, pulsando dicho botón el programa nos mostrará en las listas que tenemos a la izquierda tanto las facturas como las prefacturas que están asociadas a cada factura, es decir, podemos tener una factura con varias prefacturas, con lo que podemos sacar facturas conjuntas.

Si pulsamos el Botón de Ver Facturas, sin introducir Nº de cliente o sin marcar todos los meses o todas las formas de pago, nos mostrará las facturas de todos los clientes cuya fecha pertenece al mes que aparece en la caja desplegable de Mes, con la forma de pago elegida en el cuadro desplegable de F. Pago, y con el año que se haya seleccionado en ese momento (por defecto el año del sistema) y además pertenezcan a la serie de facturación que haya seleccionada (si la empresa no factura por series este botón permanecera deshabilitado y no tendrá ninguna utilidad).

En esta caja, pulsando en la flecha que aparece en la parte derecha de la misma, se despliega una lista con todas los meses del año, que se pueden ir seleccionando uno por uno, según de qué mes queremos ver las facturas, han de saber que, por defecto, el programa pone en dicha caja desplegable el mes de la fecha actual.

En la caja Forma de Pago, al pinchar en ella se desplega una lista con todas las formas de pago que puede tener la factura. Por defecto están todas marcadas.

Lo mismo ocurre con la caja del numero de serie, mediante el desplegable aparecerán todas las series que tenga configurada la empresa y seleccionaremos aquella sobre la que queramos trabajar.

Para ver las facturas anuales de todos los clientes, hemos marcado, la casilla de Anuales, con lo que la caja desplegable de Mes, se ha puesto en color gris y no nos deja seleccionar ningún mes, y no hemos puesto nada en la casilla de cliente, ya que así el programa busca todas las facturas de todos los clientes.

En las listas de Facturas y Prefacturas han aparecido una serie de Números que corresponden a las facturas y a sus correspondientes prefacturas. Se ven todas las facturas, pero solo una prefactura, esto es porque solo se ve la prefactura que está asociada al ultimo número de factura que vemos, es decir, que la prefactura Nº 89354 pertenece a la factura Nº 13. Como podéis observar han aparecido otros 3 botones al darle al botón de Ver facturas, estos son, contabilizar, Forma de pago y Notas, a parte de los botones que han aparecido en la parte inferior del formulario, pertenecientes a Imprimir factura, ver prefactura, imprimir rango, imprimir factura conjunta, impresion mixta y vista preliminar o fax. Otros de los botones que podéis observar, son Borrar factura, vincular prefactura, borrar vinculación y el boton de listado de facturas (solo versión SQL).

Vamos a ir explicando la función de cada uno de los botones que han aparecido.

Con el botón crear factura iremos creando las facturas, para ello deberemos de rellenar el código del cliente al cual queremos facturar mediante la correspondiente casilla (no es necesario saber el código puesto que si escribimos el nombre en la casilla o parte del mismo, el programa realizará una búsqueda e incluirá el código en la casilla automáticamente).

Tras pulsar el botón aparecerá un cuadro de diálogo mediante el cual introduciremos la fecha de la factura (por defecto aparecerá el día del sistema)

Después de seleccionar la fecha aparecerá un listado de todas las prefacturas del cliente que no se encuentran aun facturadas, si el cliente no tiene ninguna el programa no dejará facturar a ese cliente.

Aquí seleccionaremos la o las prefacturas que formarán parte de la factura. Tras marcarlas y pulsar sobre el botón de aceptar el programa automáticamente creará la factura con un número correlativo al último número de factura que haya sido creado.

Existe la opción de que el programa no cree la factura con relación al último número de factura creado. Mediante el botón de "Ultima" que tenemos en el formulario seleccionaremos si el programa debe asignar el número de factura nuevo de modo correlativo, o por el contrario deberá buscar entre todas las facturas cual es el primer hueco libre que hay y le asignará ese número (esto nos puede servir por ejemplo en los casos en que haya que borrar una factura y después al crear la nueva factura deseemos que coja el mismo numero que tenía la anteriormente borrada), para que el programa haga esta última operación deberemos desmarcar el botón de "Ultima".

Con el botón Borrar Factura podemos borrar cualquiera de las facturas que hayamos seleccionado previamente.

Con el botón de Vincular prefactura, lo que podemos hacer es asociar a una factura varias prefacturas, es decir, que en una factura podemos tener varias prefacturas, con lo que tendremos una factura conjunta.

Con el botón de borrar Vinculación hacemos el efecto contrario que con el botón de Vincular prefactura, es decir, quitaremos la asociación entre la factura y su prefactura desvinculada.

Para los dos casos anteriores hay que tener en cuenta que la prefactura que queramos vincular o desvincular a una factura debe estar sin contabilizar porque en el caso de que esté contabilizada no se permitirá ninguna de las dos opciones.

El Botón de Imprimir Rango lo usamos para imprimir las facturas, y dependiendo de si la casilla vista preliminar está marcada o no, se mandará a la impresora o se verá por pantalla.

El botón de imprimir factura conjunta lo usamos para imprimir las facturas que tienen asociadas varias prefacturas.

El botón de No facturadas nos sirve para ver las prefacturas que aún no tienen factura creada. Al pulsar el botón nos aparecerá una ventana tal como esta. En la pantalla podemos observar que nos informa del Nº de prefactura,  la referencia, el cliente de la prefactura, la línea y la descripción de la mercancía para que nosotros podamos posteriormente hacer una factura de esa prefactura.

Al pulsar el botón de contabilizar, el programa cambia el estado de la factura de Facturada a Contabilizada. A partir de ahora la marcará en rojo, a parte de cambiar el estado. Es muy importante saber que una factura no se podrá contabilizar, hasta que esté facturada, lo cual sucederá cuando imprimamos la factura.  Esto implica que esta factura ya habrá sido enviada al cliente, con lo que no es recomendable cambiarla. El botón de contabilizar hace el asiento en contabilidad a parte de marcar la factura como contabilizada. Además creará un registro de factura pendiente de cobro.

El botón Formas de pago nos muestra un formulario, con los detalles de pago de la factura seleccionada. En este formulario presentamos todos las datos concernientes, a las formas de pago de la factura, descripción de la forma de pago, fecha de la factura, fecha de vencimiento, nº de plazos, días de intervalo. Estos datos podrán modificarse en la factura siempre que no esté contabilizada.

Otra cosa de las que podemos hacer en el formulario de gestor de facturas es acceder a la prefactura, haciendo doble click sobre el número de prefactura que queramos con lo cual aparecerá dicho formulario.

El check del fax nos permitirá sacar una factura previamente configurada con otro formato distinto al de la factura normal.

Con el botón de notas podremos añadir información a la prefactura, cualquier tipo de anotación sobre el envío o alguna incidencia reseñable, al imprimir la factura existirá la posibilidad de configurarla para que estas notas salgan impresas en ella.

El botón de impresion mixta nos servirá para sacar un impreso de la factura y a su vez otro con un listado de los envíos que pertenecen a la misma, este informe será totalmente configurable para mostrar los datos que el cliente desee.

Mediante el botón de Listado Fras. podremos sacar un listado de las facturas seleccionadas.