Búsqueda no Cobradas

El formulario de búsqueda de no cobradas nos aparece cuando pulsamos la opción del menú que mostramos mas abajo:

Esto hará que nos aparezca el siguiente formulario donde podremos realizar el control de las facturas no cobradas, en todos sus estados. 

Para empezar a trabajar con el formulario de búsqueda de no cobradas, debemos mostrar las facturas con las que vamos a trabajar, esto nos va a obligar a introducir una serie de criterios para las facturas:

 Empezaremos seleccionando el tipo de facturas que queremos mostrar en la lista, podremos mostrar un tipo determinado o bien todos los tipos. Para mostrar todos los tipos existe un botón que los marcará automáticamente como se muestra en la figura.

Después deberemos decidir qué serie tienen las facturas qué vamos a mostrar. Para hacerlo deberemos seleccionar la serie deseada. Si queremos que nos muestre todas las facturas independientemente de la serie debemos marcar el check de Todas que aparece mas abajo.

Otra opción que deberemos decidir antes de mostrar los datos es el estado de las facturas que queremos tratar. Esto es, si queremos mostrar las facturas pendientes, las aceptadas, etc como se ve en la figura . Solo podremos marcar un estado, cuando queramos ver todas las facturas que no están cobradas a la vez, podremos hacerlo marcando el estado No Cobrado.

Por último, si ya tenemos todos los criterios elegidos, ya solo nos falta hacer la búsqueda de los datos para trabajar. Deberemos decidir si hacemos una búsqueda de facturas por cliente por nº de factura o bien por fecha. La búsqueda por cliente nos pedirá el cliente del cual queremos mostrar las facturas, la búsqueda por nº de factura nos pedirá el nº de factura y la serie que se desea encontrar y la búsqueda por fecha nos pedirá la fecha de vencimiento inicial y la fecha de vencimiento final y nos mostrará todas aquellas facturas que tengan el vencimiento entre esas dos fechas. Para cada búsqueda tenemos un botón y un formulario que nos pide datos como por ejemplo, el siguiente botón:

  El botón Por cliente nos mostrará el siguiente formulario: 

Aquí deberíamos introducir el nº o bien el nombre del cliente y una vez que demos al botón de aceptar busca el texto introducido comparandolo con los nº o nombres de clientes. A partir de aquí, el programa hará una búsqueda de los datos que se corresponden con los criterios pedidos en cada caso y devuelve información de todos los registros que cumplen estas condiciones. En caso de que no haya ningún registro que cumpla estas condiciones, el programa nos avisará de ello.

Una vez que tenemos los datos en la lista tenemos una serie de botones para realizar acciones sobre las facturas. Comentamos lo que hace cada uno de ellos:

Botón de Selección.  Este botón nos va a mostrar un formulario como el que sigue. Antes de mostrar el formulario nos aparecerá un mensaje que nos recomendará actualizar los datos, si es que no lo hemos hecho, antes de proceder a entrar en este formulario para evitar inconsistencias en los datos.

Este formulario nos va a permitir hacer búsquedas mas concretas de los datos que se muestran en nuestra lista. Tenemos varios campos para hacer estas búsquedas, son código de cliente, importe y fecha. El código de cliente sería para que, cuando hayamos hecho búsquedas por fecha de vencimiento en el formulario de busqueda de no cobradas, podamos acotar esta búsqueda seleccionando solo aquellos registros que pertenecen a un cliente determinado. El importe sería para buscar registros que tienen un importe determinado y la fecha es para buscar los registros que tienen una fecha de vencimiento concreta. Para que nos muestre los resultados de la búsqueda mas concreta debemos pulsar el botón Buscar, que hará que se muestren los resultados en la lista de nuestro formulario Seleccion. Si lo que deseamos es seleccionar esos registros en nuestra lista principal de Busqueda de no Cobradas, daremos al botón de Seleccionar,que hará descargar el formulario de Seleccion al mismo tiempo que selecciona los registros en búsqueda de no cobradas. Si queremos desseleccionar algun registro, daremos al botón de Desseleccionar. Si no queremos que nos haga nada en nuestra lista principal, daremos al botón de Cancelar.

Botón de Seleccionar Todos y Desseleccion Todos. Estos botones sirven para que se seleccionen / desseleccionen todos los registros de la lista.

Botón de Crear Plazos. Este botón nos va a permitir crear plazos de aquellas facturas que tengamos seleccionadas en la lista. Para ello, nos va a pedir por cada registro de factura seleccionado el importe y la fecha del plazo.

Botón Cambio de Tipo de Cobro. Nos permite cambiar el tipo de la factura. Dados unos registros de factura seleccionados, al pulsar este botón va a aparecer una ventana con la lista de tipos que podemos tener, el usuario solo podrá elegir un tipo y una vez hecho, si pulsa el botón de Cambiar se modificará el tipo de aquellos registros seleccionados. Si se da el botón de Cancelar no se hará nada.

Botón de Cambio de Estado. Nos permite cambiar el estado que tienen las facturas o plazos seleccionados. Los estados posibles se describen mas abajo. Cada uno de estos estados se identificarán con un caracter, que indicaremos. Esta letra aparece en la información que se muestra de cada plazo o factura en la lista. Así:

Pendiente. Es el estado inicial, el que tenemos en cuanto contabilizamos la factura. La letra que lo identifica es la P. -  Aceptado. Es el que tenemos cuando el cliente lo acepta. La letra que lo identifica es la A.-  Descuento. Es el que tenemos cuando lo llevamos a descuento al banco. La letra que lo identifica es la D. Devolución. Cuando el cliente nos devuelve un recibo. La letra que lo identifica es la X. Cobrado. Cuando cobramos el plazo o factura. La letra que lo identifica es la C.

Los estados a los que podemos ir dependen del estado en el que nos encontremos. Por ejemplo, desde el estado inicial o pendiente solo podemos ir al estado Aceptado o cobrado. Desde el estado aceptado solo podremos ir al estado Descuento o al cobrado. Desde el estado Descuento solo podemos ir al cobrado o al Devolución. Del estado Devolución solo podemos ir al Cobrado. Cada uno de estos pasos puede llevar asociado consigo el asiento de contabilidad correspondiente. Pero tambien puede evitarse hacer el asiento de contabilidad para aquellos cambios que no lleven al estado cobrado configurando una de las opciones del programa.

El botón de Cambio de la fecha de Vencimiento. Nos va a permitir modificar la fecha de vencimiento de aquellas facturas que tengamos seleccionadas. Para ello, nos va a pedir la nueva fecha de vencimiento y una vez que demos el botón de aceptar nos cambiará la fecha de vencimiento.

Botón de Deshacer el cambio que consiste en deshacer el movimiento del cobro. Este botón aparece para todos aquellos estados distintos al Pendiente. El proceso consiste en deshacer el movimiento anterior. Debe indicarse a qué estado queremos volver.

Por último, tenemos dos botones que nos permitirán listar por pantalla o impresora aquellos registros que se hayan seleccionado. Para ello, abajo a la izquierda, el formulario tiene una lista de documentos que se podrán elegir y una vez hecho esto y teniendo los plazos o facturas seleccionados se podrán imprimir o listar en pantalla.